Qu’est-ce que la messagerie unifiée (Unified Messaging) ?

La messagerie unifiée (Unified Messaging, UM) est une solution qui centralise et intègre différents types de messages (emails, messages vocaux, fax, SMS, chat) dans une seule et même interface, accessible depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, téléphone fixe, tablette). Elle permet à l’utilisateur de recevoir, lire, écouter, répondre et gérer tous ses messages à partir d’une boîte de réception unique, simplifiant ainsi la gestion des communications professionnelles

Fonctionnement de la messagerie unifiée

• Centralisation des messages : Tous les messages (vocaux, électroniques, fax, SMS) sont stockés dans une boîte de réception unique, accessible via une interface web, un client de messagerie ou une application mobile
• Conversion et synchronisation : Les messages vocaux peuvent être convertis en texte (transcription) ou en fichiers audio et être consultés comme des emails, tandis que les emails peuvent être lus via une synthèse vocale.
• Accès multiplateforme : L’utilisateur peut accéder à ses messages depuis n’importe quel terminal, que ce soit au bureau, en déplacement ou en télétravail
• Gestion des notifications : Des alertes (par SMS, email ou notification push) préviennent l’utilisateur de la réception de nouveaux messages, quel que soit le canal utilisé
• Intégration métier : La messagerie unifiée peut s’intégrer avec les outils métiers (CRM, ERP) pour enrichir la collaboration et automatiser certaines tâches

Fonctionnalités principales

• Boîte de réception unique pour emails, vocaux, fax, SMS et chat
• Notification et gestion de la priorité des messages
• Transcription des messages vocaux en texte et lecture des emails par synthèse vocale
• Renvoi automatique des messages et gestion de la présence
• Accès sécurisé et confidentiel aux messages, même à distance
• Archivage et recherche unifiée de tous les types de messages
• Personnalisation de l’accueil vocal et des réponses automatiques

Avantages de la messagerie unifiée

• Gain de temps et de productivité : Une seule interface pour tout gérer, moins de perte de temps à jongler entre plusieurs outils
• Réactivité accrue : Les collaborateurs sont joignables et peuvent répondre rapidement, quel que soit le canal utilisé
• Mobilité : Accès aux messages et fonctionnalités avancées depuis n’importe où, favorisant le télétravail et la flexibilité
• Réduction des coûts : Moins de maintenance et de formation sur plusieurs systèmes, infrastructure rationalisée
• Amélioration du service client : Les équipes peuvent traiter les demandes plus efficacement, grâce à une vision globale des communications

Cas d’usage

• Entreprises multisites ou en télétravail : Centralisation des communications pour tous les collaborateurs, où qu’ils soient
• Centres de contacts : Gestion efficace des interactions clients sur tous les canaux.
• Professionnels mobiles : Accès permanent à tous les messages, même en déplacement
• Intégration avec la VoIP : Les solutions de messagerie unifiée sont souvent couplées à la téléphonie IP pour une expérience de communication complète

Exemples de solutions de messagerie unifiée

• Microsoft Exchange Unified Messaging : Intègre la messagerie vocale, l’email et la gestion des appels dans Outlook
• Cisco Unity Unified Messaging : Centralise emails, messages vocaux et fax dans une seule boîte de réception, avec fonctionnalités avancées de gestion de présence et d’intégration métier.
• Solutions cloud UCaaS : Proposent des interfaces unifiées accessibles partout, avec intégration de la téléphonie, du chat, de la visioconférence et de la messagerie